Quando si parla di fatturazione elettronica, il tema della conservazione a norma genera spesso confusione.
Non tanto per gli obblighi di legge, che sono chiari, quanto per il proliferare di servizi che promettono “sicurezza totale”, “valore legale” e “protezione completa” dei documenti.
In questo articolo facciamo chiarezza su alcuni punti fondamentali:
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cosa prevede realmente la normativa
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quale servizio è già messo a disposizione gratuitamente
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cosa serve davvero nella pratica quotidiana
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quale ruolo ha un servizio come fattura-elettronica-api
L’obbligo di conservazione a norma: il quadro normativo
La normativa italiana prevede che le fatture elettroniche emesse e ricevute debbano essere conservate a norma per un periodo di 10 anni.
La conservazione a norma (o conservazione sostitutiva):
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garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento
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ha valore fiscale e probatorio
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è un obbligo formale previsto dalla legge
Questo obbligo non è facoltativo e riguarda tutte le partite IVA.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Un punto spesso ignorato o volutamente poco comunicato è che:
L’Agenzia delle Entrate mette già a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione a norma per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute.
Il servizio è accessibile dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” ed è disponibile per tutte le partite IVA italiane.
Come indicato esplicitamente dall’Agenzia delle Entrate:
“L’Agenzia delle entrate mette tuttavia a disposizione, gratuitamente, un servizio di conservazione a norma per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, accessibile al soggetto Iva dalla propria area riservata del portale ‘Fatture e Corrispettivi’.”
Questo significa che, dal punto di vista formale e normativo, l’obbligo di conservazione è già soddisfatto senza dover acquistare alcun servizio aggiuntivo.
Perché fattura-elettronica-api NON offre un servizio di conservazione a pagamento
fattura-elettronica-api non vende un servizio di conservazione a norma, e questa è una scelta precisa.
Il motivo è semplice:
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l’obbligo legale è già coperto dal servizio pubblico
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duplicare un servizio normativo gratuito non aggiunge valore reale
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il rischio legale non si riduce ulteriormente pagando un secondo conservatore
In altre parole: pagare un servizio di conservazione non rende “più a norma” di quanto si sia già.
Il problema reale: l’accessibilità pratica dei documenti
Se la conservazione a norma risolve l’obbligo di legge, non risolve però un’esigenza pratica fondamentale:
la disponibilità semplice e immediata delle informazioni.
Nella realtà operativa:
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recuperare una fattura conservata a norma può richiedere
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accessi a portali dedicati
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procedure non immediate
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esportazioni complesse
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ottenere una copia utilizzabile spesso richiede più passaggi del necessario
Questo rende molti strumenti di conservazione formalmente corretti, ma poco utili nel lavoro quotidiano.
Ed è qui che nasce la frustrazione di molti utenti.
Disponibilità del dato ≠ conservazione a norma
È importante distinguere due concetti diversi:
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Conservazione a norma → requisito legale
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Disponibilità del dato → esigenza operativa
Un documento può essere perfettamente conservato a norma, ma:
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difficile da consultare
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scomodo da esportare
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poco integrabile nei processi aziendali
Dal punto di vista pratico, ciò che serve a un’azienda o a un gestionale è:
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accesso immediato ai dati
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informazioni strutturate
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tracciabilità
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sicurezza
Il ruolo di fattura-elettronica-api: disponibilità sicura e affidabile
fattura-elettronica-api si colloca su un piano diverso rispetto alla conservazione sostitutiva.
Il servizio garantisce:
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piena disponibilità delle informazioni
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accesso strutturato ai dati (es. JSON)
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affidabilità operativa
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sicurezza dell’infrastruttura
ITALA (la società che gestisce il servizio fattura-elettronica-api) è una società certificata:
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ISO 27001 (sicurezza delle informazioni)
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ISO 9001 (qualità dei processi)
Questo significa che:
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i dati sono gestiti secondo standard elevati
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il rischio di perdita è estremamente ridotto
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l’accesso è pensato per l’uso reale, non solo per l’adempimento normativo
E il rischio di perdita dei dati?
Dal punto di vista pratico, il modello è estremamente solido.
L’unico scenario in cui un documento non sarebbe più recuperabile è quello in cui l’Agenzia delle Entrate e ITALA perdano simultaneamente e definitivamente tutti i propri dati.
Si tratta di uno scenario teorico, con una probabilità talmente bassa da non essere rilevante nella valutazione razionale del rischio.
Nel frattempo:
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l’obbligo legale è soddisfatto dal servizio pubblico
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l’esigenza operativa è coperta da un’infrastruttura affidabile
Una nota sulle limitazioni del servizio pubblico
Esistono fonti e interpretazioni (ad esempio richiamate in alcune circolari e documenti di prassi) che chiariscono come l’Agenzia delle Entrate non fornisca garanzie assolute di continuità o responsabilità patrimoniale sul servizio di conservazione.
Questo però non cambia il punto fondamentale:
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l’obbligo di legge è formalmente soddisfatto
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il servizio pubblico è valido ai fini fiscali
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non è richiesto alcun servizio aggiuntivo per essere “in regola”
Conclusione
La conservazione a norma delle fatture elettroniche è un obbligo di legge, ma non è un problema da risolvere acquistando servizi inutili.
In sintesi:
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l’Agenzia delle Entrate offre già un servizio gratuito e sufficiente
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fattura-elettronica-api non vende conservazione perché non è necessario
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ciò che conta davvero è la disponibilità pratica, sicura e affidabile dei dati
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questo è l’ambito in cui un servizio tecnico fa la differenza
Separare adempimento normativo e utilità operativa è il primo passo per fare scelte razionali, senza allarmismi e senza spese superflue.